La importancia de la información secundaria

Seguramente en mas de una ocasión se habrá sentido abrumado por la gran cantidad de información que se maneja en su empresa o trabajo, pero sabrá que la información considerada "importante", está registrada y controlada.

Generalmente la información importante está en el sistema administrativo de su empresa. Pero este tiene la capacidad de registrar todo lo que usted necesita?

Los empleados de las empresas constantemente están generando nueva información, como:

Presentaciones.

Listas de precios.

Especificaciones técnicas de productos.

La empresa está generando constantemente información, como:

Actualizaciones al catálogo de productos.

Localización de planos.

Reglamentos internos.

Actualizaciones a los procesos de trabajo.

Cursos de capacitación (por escrito o en video).

Publicidad en todos sus formatos (videos, blogs, presentaciones, folletos…etc).

Le sorprenderá saber que mas del 90% de la información que se genera en una empresa (y que le llamaremos secundaria), no se difunde y se queda en poder del que la generó.

La información importante o primaria, se controla, pero la información de valor secundario, simplemente no se registra ni organiza.

La información secundaria es valiosa y la empresa paga para que se genere.

Una gran parte del tiempo de los empleados de una empresa, se pierde en generar y buscar información secundaria.

La información secundaria es necesaria para darle el toque fino a un trabajo y con frecuencia se genera una y otra vez, sin control y sin estándares de calidad, creando errores acumulativos en donde se pierde el responsable directo.

La información secundaria es la que frecuentemente cierra las ventas, pues es precisamente la que no es clara para el cliente.

La falta de información secundaria es la que frecuentemente provoca errores en los procesos de trabajo.

La falta de información secundaria frecuentemente provoca la perdida de ventas.

Errores en la interpretación de la información secundaria es la que genera la mayoría de los malos entendidos en la empresa, provocando en algunos casos, demandas y juicios engorrosos.

Ahora que estamos de acuerdo en la importancia de la información secundaria. Que podemos hacer para registrarla y controlarla, FACILMENTE?:

Empecemos analizando lo que un empleado hace cuando necesita información.

Cada persona tiene su propio estilo para investigar y quizá lo primero que hace la inmensa mayoría es:

- Localizar a la persona que creemos tiene el conocimiento que buscamos

- Le indicamos en nuestro idioma (español),  lo que necesitamos.

- En respuesta, la persona… le informa, le dice donde encontrar lo que busca, lo remite a otra persona o bien le dice que “no tiene idea de lo que está preguntando”.

Si sabemos como funciona la investigación mas simple y exitosa y los grandes beneficios que genera la difusión de la información utilizando este método, entonces simplemente abramos un departamento de información secundaria.

Es esto posible?

SI

En esto práctico?

NO

En la actualidad existen herramientas informáticas que hacen esta labor, de forma simple.

Herramientas de software que aprenden e incrementan el conocimiento disponible para su empresa, con el paso del tiempo.

Herramientas que se les puede preguntar en español simple, lo que necesitan y esta responde siguiendo los estándares de la empresa.

Esta herramienta se llama Base de Conocimientos y se encuentra dentro de la suite de Aplicaciones Administrativas de Sistemas Integrados.

Se identifica con los siguientes casos?

La Importancia de los conocimientos en la empresa

Narración del blog

Los negocios subsisten porque ofrecen productos o servicios que cubre las necesidades de un mercado y para venderlos, requieren de conocimientos específicos, al giro del mercado que los demanda.

Uno  de los principales problemas en las empresas es que estos conocimientos específicos, lo tienen solamente algunos trabajadores.

Los trabajadores más exitosos, son los que tienen estos conocimientos y los aplican apropiadamente.

Seguramente en más de  una ocasión habrá dicho, "si tuviera varios empleados exitosos", mi negocio funcionaría mucho mejor.

El mal de casi todos los negocios, es la falta de empleados con experiencia o conocimientos relacionados con la especialidad de la empresa

A continuación citaré un caso de la vida real:

La empresa TractoRefacciones.com vende refacciones y los promotores deben de conocer los productos que se ofrecen, donde se almacenan, las existencias, los precios y las especificaciones técnicas de estos.

Una de las preguntas típicas de los clientes son:

Necesito unos tambores para mi camión, este usa balatas 4515, es unimont y necesito ver las especificaciones técnicas para asegurarme que es el correcto.

Un vendedor de reciente contratación diría... ¿Que es esto?

¿Tambor?

¿balata 4515?

¿Unimont?

¡No entiendo estos términos!

¡Necesito que me asesoren, que me capaciten!

... y corre con el vendedor de más experiencia para que lo ayude.

En este proceso de aprendizaje, el nuevo promotor se enfrentará con un sinnúmero de problemas y dependiendo de cómo lo sortee, dependerá el éxito o fracaso de su labor.

No sería maravilloso que existiera una herramienta en el negocio que solamente se le preguntara:

"Quiero una capacitación para vender los productos de la empresa"

"Quiero un tambor que trabaje con balata 4515 y que sea unimont", además que con solo un clic diera las existencias y especificaciones técnicas.

Y como si esto fuera poco, que esta herramienta tuviera la capacidad de ir aprendiendo NUEVOS conocimientos, tales como especificaciones técnicas de los productos que acaban de entrar, información de los prospectos, tales como estructura organizacional o las características de lo que vende… y así nos podemos ir, la lista puede ser larga, tan larga como el total de conocimientos que se requieren para que una empresa funcione apropiadamente.

Una herramienta con estas características, tendría las siguientes ventajas para su negocio o empresa:

• Estandarizar los conocimientos.
• Capacitar a los empleados con mucho mayor rapidez.
• Incrementar dentro de un ciclo de mejora constante,  el nivel de conocimientos o información disponible en la empresa.
• Incrementar la disponibilidad de los conocimientos de la empresa, dejándolo al alcance de unos cuantos clics.

Si me hubieran preguntado hace algunos meses si existen herramientas como esta, hubiera respondido que en el futuro las tendremos, que para allá vamos, pero que actualmente esto está disponible solo en sistemas expertos y que una aplicación práctica y disponible para la PYME todavía no la hay.

Pero para sorpresa de muechos, si existe una herramienta como esta y disponible en la "Suite de Aplicaciones de Sistemas Integrados".

Esta empresa le debería dar mucho mas publicidad a esta maravilla, que seguramente incrementará la productividad de muchos negocios.

Ahora, mientras esto no se difunde en el mercado, si adquiere esta suite de aplicaciones, usted tendrá una ventaja competitiva.

¡ Ahhhhh! !  Y como una excepción en la comercialización de herramientas de IT, donde los primeros realeses de novedades tecnológicas son a precios exorbitantes, Sistemas Integrados pone al alcance de la PYME Mexicana, esta suite de aplicaciones dentro de un modelo bajo demanda por Internet.

Revisen el siguiente vídeo para ver una presentación simpática y fácilmente digerible, de las nuevas herramientas que esta empresa está comercializando.

Herramienta que le permiten hacer preguntas en español, le dan respuestas inferidas y además lo capacitan.

Herramientas que van aprendiendo conforma su negocio se desarrolla... crece.

Solo imagínese los beneficios que su negocio obtendría al contar con una herramienta como esta.