domingo, 29 de mayo de 2011

La importancia de la información secundaria

Seguramente en mas de una ocasión se habrá sentido abrumado por la gran cantidad de información que se maneja en su empresa o trabajo, pero sabrá que la información considerada "importante", está registrada y controlada.

Generalmente la información importante está en el sistema administrativo de su empresa. Pero este tiene la capacidad de registrar todo lo que usted necesita?

Los empleados de las empresas constantemente están generando nueva información, como:

Presentaciones.
Listas de precios.
Especificaciones técnicas de productos.

La empresa está generando constantemente información, como:

Actualizaciones al catálogo de productos.
Localización de planos.
Reglamentos internos.
Actualizaciones a los procesos de trabajo.
Cursos de capacitación (por escrito o en video).
Publicidad en todos sus formatos (videos, blogs, presentaciones, folletos…etc).

Le sorprenderá saber que mas del 90% de la información que se genera en una empresa (y que le llamaremos secundaria), no se difunde y se queda en poder del que la generó.

La información importante o primaria, se controla, pero la información de valor secundario, simplemente no se registra ni organiza.

La información secundaria es valiosa y la empresa paga para que se genere.

Una gran parte del tiempo de los empleados de una empresa, se pierde en generar y buscar información secundaria.

La información secundaria es necesaria para darle el toque fino a un trabajo y con frecuencia se genera una y otra vez, sin control y sin estándares de calidad, creando errores acumulativos en donde se pierde el responsable directo.

La información secundaria es la que frecuentemente cierra las ventas, pues es precisamente la que no es clara para el cliente.

La falta de información secundaria es la que frecuentemente provoca errores en los procesos de trabajo.

La falta de información secundaria frecuentemente provoca la perdida de ventas.

Errores en la interpretación de la información secundaria es la que genera la mayoría de los malos entendidos en la empresa, provocando en algunos casos, demandas y juicios engorrosos.

Ahora que estamos de acuerdo en la importancia de la información secundaria. Que podemos hacer para registrarla y controlarla, FACILMENTE?:

Empecemos analizando lo que un empleado hace cuando necesita información.

Cada persona tiene su propio estilo para investigar y quizá lo primero que hace la inmensa mayoría es:

- Localizar a la persona que creemos tiene el conocimiento que buscamos

- Le indicamos en nuestro idioma (español),  lo que necesitamos.

- En respuesta, la persona… le informa, le dice donde encontrar lo que busca, lo remite a otra persona o bien le dice que “no tiene idea de lo que está preguntando”.

Si sabemos como funciona la investigación mas simple y exitosa y los grandes beneficios que genera la difusión de la información utilizando este método, entonces simplemente abramos un departamento de información secundaria.

Es esto posible?
SI

En esto práctico?
NO

En la actualidad existen herramientas informáticas que hacen esta labor, de forma simple.

Herramientas de software que aprenden e incrementan el conocimiento disponible para su empresa, con el paso del tiempo.

Herramientas que se les puede preguntar en español simple, lo que necesitan y esta responde siguiendo los estándares de la empresa.

Esta herramienta se llama Base de Conocimientos y se encuentra dentro de la suite de Aplicaciones Administrativas de Sistemas Integrados.

Se identifica con los siguientes casos?

No hay comentarios:

Publicar un comentario